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07.01.2018

Stephanie Kenfenheuer und Juri Loch zur Struktur der steuerlichen Digitalisierungsstrategie

Betroffenen und abzubildenden Transaktionen und Geschäftsaktivitäten müssen digitale Spuren in den relevanten Systemen hinterlassen

Das Schlagwort „Digitalisierung“ bezeichnet die Transformation von analogen zu digitalen Prozessen und Strukturen. Im Wege der Digitalisierung müssen die betroffenen und abzubildenden Transaktionen und Geschäftsaktivitäten digitale Spuren in den relevanten Systemen hinterlassen. Die Aufgabe besteht darin, manuelle Tätigkeiten in Daten zu transformieren.

So erzeugen beispielsweise nur systemtechnisch angestoßene oder manuell verbuchte Rechnungen Daten in den Systemen. Dies betrifft nicht nur die Transaktionsdaten, sondern ebenfalls die Stamm- und Konfigurationsdaten. Die Gesamtheit dieser Informationen kann nur verarbeitet werden, wenn sie in digitaler Form vorliegt.

 

Warum digitale Steuerprozesse anstreben?

Wenn wir von „Steuerprozessen“ sprechen, sind neben buchhalterischen Prozessen insbesondere auch Einkaufs-/Verkaufsprozesse betroffen. Eindeutig wird dies am Beispiel der Umsatzsteuer. Bei der Abbildung der Steuerfindung in den Systemen müssen neben der buchhalterischen Erfassung mit dem korrekten Steuerkennzeichen ebenfalls die davor gelagerten Einkaufs-/Verkaufsprozesse betrachtet werden.

Systemseitig abbildbare steuerlich relevante Prozesse können in drei Arten unterteilt werden:

  • Geschäftsprozesse: operative Geschäftsvorfälle im Rahmen der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens
  • Systemprozesse: die Abbildung der Geschäftsvorfälle in den jeweiligen Systemen
  • Compliance-Prozesse: Prozesse der Verwendung der Systemdaten im Rahmen gesetzlicher Anforderungen

 

Im Rahmen der Systemprozesse werden die Informationen über die stattgefundenen Geschäftsprozesse als Grundlagen der Steuerfindung (Abgangs-land/Bestimmungsland/Leistungsempfänger/Lieferort) definiert und systemseitig erfasst. Werden steuerrelevante Geschäftsprozesse ganzheitlich systemtechnisch abgebildet, so können nicht nur die initialen Abläufe hinsichtlich der Effizienz und Qualität verbessert, sondern zudem Chancen der Datenweiterverarbeitung genutzt werden (automatische Validierungslogiken/Datenaggregation für Steuererklärungen).
Die WTS nutzt zur Umsetzung der steuerlichen Digitalisierungsstrategie ein entsprechendes Rahmenwerk. Die nachfolgende Abbildung zeigt die verschiedenen Ebenen der steuerlichen Digitalisierung mit den dazu gehörigen Funktionen und Interdependenzen. Die Pfeile stellen die Datenzugriffe im Rahmen der Erfüllung der Aufgaben der jeweiligen Funktionsebene dar.
 

 

Abbildung 1: Umsetzung der steuerlichen Digitalisierungsstrategie  (beispielhaft: Umsatzsteuer)

 

Der Einsatz von IT-Tools ermöglicht oder vereinfacht die in der jeweiligen Ebene auszuführenden Funktionen. Diese umfassen im Allgemeinen folgende Bereiche:

  • Identifikation steuerlich relevanter Aspekte und steuerliche Beurteilung der Geschäftsvorfälle.
  • Implementierung der systemtechnischen Abbildung (buchhalterisch inkl. evtl. Konto- und Steuerfindung)
  • Auswertungen steuerlich relevanter Transaktionen: Validierungshandlungen zur Überprüfung der Richtigkeit der Beurteilung und systemtechnischer Erfassung
  • Reporting: Steuerberichterstattung und Meldewesen

 

Diese Funktionen basieren auf den Daten und Prozessen in der zugrunde liegenden Systemlandschaft. Den Rahmen der digitalen Prozesse bildet das sog. steuerliche interne Kontrollsystem (Steuer IKS).

Systemlandschaft

In der Systemlandschaft geht es um die Organisation und Bereitstellung der steuerlich relevanten Daten – der Startpunkt der Digitalisierung. Die Basis bilden die verwendeten ERP-Systeme. Elektronisch erzeugte Rechnungsdokumente und insbesondere das EDI-Verfahren sind aus der Geschäftswelt längst nicht mehr wegzudenken. Verschiedene Systeme können miteinander kommunizieren, eingehende und ausgehende Dokumente erfassen bzw. erzeugen und bis zur Buchung automatisiert prozessieren.

Konfiguration der Steuerfindung und Rahmendaten

Die zentrale Aufgabe der Steuerfindung ist die systemseitige Herleitung der steuerlichen Beurteilung anhand der in den Systemen vorliegenden Daten. Analog zum kognitiven Vorgang der Beurteilung durch einen Sachbearbeiter muss hier eine Logik implementiert werden, die anhand der Parameter eine eindeutige steuerliche Beurteilung eines Geschäftsvorfalls vornimmt.

Analyse/Validierung steuerlicher Daten

Die Forderung nach regelmäßiger Überprüfung der Richtigkeit der steuerlichen Beurteilung von Geschäftsvorfällen und deren buchhalterischer Erfassung kann digital nur durch die Automatisierung der Prüfroutinen erfüllt werden. Hierfür muss entschieden werden, ob bereits bestehende Data Warehouse-Lösungen ausreichend sind, oder ein spezielles steuerliches BI-System aufgebaut werden soll. Wichtig im Rahmen der steuerlichen Digitalisierungsstrategie ist es, eine einheitliche Datenbasis für sämtliche steuerliche Daten zu schaffen (Tax Data Enabling). Grundgedanke ist hier die Zurverfügungstellung einer gemeinsam definierten und gültigen Datenbasis aller im Steuerbereich notwendigen Transaktionen und Daten aus den Vorsystemen. Auf dieser einheitlichen Datenbasis können z.B. Tax Tools zugreifen und die Anwendung diverser Prüfungshandlungen durchführen (organisiert in Prüfszenarien) sowie Reportingpflichten automatisiert und standardisiert werden.

Reporting/Kommunikation mit Behörden

Neben der systemtechnischen Erfassung und Analyse der Daten steht zudem das Reporting (Compliance-Pflichten) und die Kommunikation mit den Steuerbehörden im Fokus. Die Compliance-Pflichten sind umso effizienter und qualitativer abbildbar, je digitalisierter und harmonisierter die zuvor laufenden Prozesse/Datengenerierungen erfolgen.

WTS Tax Tools

Die WTS Tax Tools konzentrieren sich auf kommunizierende Tool-Lösungen mit Fokus auf einzelne Steuerarten. Dabei setzen sie auf eine definierte Datenbasis auf und unterstützen die oben vorgestellten Aufgabenbereiche:

  • Workflow-Steuerung: Umfassende Workflow-Steuerungen (Fristen, Verantwortlichkeiten etc.) für den jeweiligen prozessualen Anwendungsbereich (z.B. Umsatzsteuer, Verrechnungspreisdokumentation, Besteuerung Sachverhalte § 37b EStG)
  • Datenerfassung und –aufbereitung: WTS CbCRmanager, WTS TPmanager, WTS EVENTmanager, WTS VATmanager
  • Datenaufbereitung (Selektion/Extraktion/Transformation/Aggregation): Standardisierte und automatisierte Datenaufbereitung: Kontenaggregation, Harmonisierung von Daten aus unterschiedlichen Vorsystemen
  • Datenvalidierung: Dashboards, Kennzahlen-Reporting und die Abbildung von steuerlicher Prüfungslogiken ermöglichen die Validierung der steuerlichen Daten, z.B. WTS VATanalyzer für Umsatzsteuerzwecke
  • Reporting: Die Transformation, Validierung und Aufbereitung der Daten im Rahmen der Compliance- und Reporting-Pflichten können durch Tool-Lösungen wie z.B. dem WTS TRACEReportingManager automatisiert und standardisiert werden

 

Kontakt
Stephanie Kenfenheuer
Director
Steuerberaterin
Köln
> zum Profil
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